Projektplan

Planlægning, planlægning, planlægning. Intet projekt uden en projektplan. En projektplan kan give overblik over formål, projektets rammer og ressourcer, og den kan angive en tidsplan og en milepælsplan. Samt en masse andre detaljer om projektet

En projektplan kan laves på mange niveauer, og det er vigtigt at finde et passende niveau i forhold til det aktuelle projekt.

Christensen og Kreiner anfører i "Projektledelse i løst koblede systemer" (1991), at projektplaner hovedsageligt har en symbolsk funktion, idet projektplanen som sådan ikke har nogen effekt på virkeligheden. Endnu mere interessant bliver det, når de skriver: "Når planerne i enhver situation definerer den "rigtige" løsning, er der ingen belønning i at forsøge sig med selv at finde mening og retning." (s. 65-66). Projektplanen som demotiverende faktor!

Christensen og Kreiner mener, at en projektplan skal rejse spørgsmål i forhold til den konkrete projektgennemførelse - men de skal ikke nødvendigvis selv indeholde svaret. Projektplanens berettigelse sker først og fremmest, når den forholder sig til, hvilke undtagelser og afvigelser, som kan identificeres, og som derfor kræver stillingtagen og nye løsninger.

Deres konklusion er, at vi i stedet for at planlægge udfra hensynet om at minimere afvigelser - normalt betegnet realistisk planlægning - skal planlægge afvigelser, men på en troværdig måde.

Jeg finder Christensen og Kreiners synspunkter meget interessante og rigtige. Ikke nødvendigvis den fulde sandhed om projektledelse, men et frisk pust og modvægt til de mange tunge teorier og planlægningsværktøjer.

Jeg mener dog, at en projektplan har flere funktioner end "blot" et styringsværktøj. Projektplanen er også et kommunikationsværktøj over for interessenter; den er et procesværktøj overfor projektgruppen, og den er et værktøj til at skabe commitment i projektgruppe og evt. styregruppe.

Forming Storming Norming Performing

Forming Storming Norming Performing er en kendt model, der beskriver de 4 stadier, som en gruppe gennemgår:

Fase 1, Forming: alle søger accept og forsøger at undgå konflikter, lærer hinanden at kende, arbejder individuelt. Meget komfortabel fase – ikke så produktiv.

Fase 2, Storming: forskellige ideér konkurrerer. Deltagerne åbner sig for hinanden, og konfronterer hinandens ideér og holdninger. Nogle gange en meget hurtig fase, andre gange bliver gruppen i denne fase. Kræver tolerance og tålmodighed. Kan blive destruktiv fase, hvis konflikter ikke løses.

Fase 3, Norming: deltagerne tilpasser sig hinanden og begynder at samarbejde. Tillid og motivation stiger. Gruppen kan blive for komfortabel i denne fase og mister kreativitet. Nogle kan føle sig truet af det større ansvar som de bliver givet, og derfor vil de forsøge at få gruppen til at vende tilbage til fase 2.

Fase 4, Performing: højtydende teams, som fungerer sikkert og effektivt, træffer selv beslutninger.


Alle faser er nødvendige og uundgåelige for at gruppen kan vokse, møde udfordringer, takle problemer, finde løsninger, planlægge og levere resultater.

Læs mere om modellen her:
http://en.wikipedia.org/wiki/Forming,_storming,_norming_and_performing

Som projektleder er modellen god at have i baghovedet, når man planlægger møderne i sin projektgruppe. Hvad er gruppens modenhed i forhold til at yde? Er der projektdeltagere som er utrygge ved at være i Norming-fasen? hvordan får jeg projektgruppen ind i fase 4? Dette er eksempler på spørgsmål, som projektlederen kan stille sig selv.

Jeg mener, at modellen kan være udmærket til at forklare en gruppes dynamik. Det er dog vigtigt at anerkende, at der kan være undtagelser fra modellen - som ved alle teorier... Hvis projektdeltagerne fx kender hinanden i forvejen, kan de springe fase 1 over.

Min erfaring med projektgrupper er, at projektdeltagere, som kender hinanden godt, i reglen fungerer bedre sammen. Ofte kan de dog have brug for at blive rystet lidt og udfordret på deres holdninger og metoder, da der kan være en tendens til "plejer". Og "plejer" er jo sjældent godt i et projekt:-)

Sat ind i teorien om gruppens 4 faser, så har den sammentømrede projektgruppe tendens til at blive i Norming, og har brug for støtte til at flytte sig til fase 4 - Performing.

Har du kommentarer til modellen eller mine synspunkter, så skriv gerne en kommentar.

Motivation

En af de vigtigste opgaver som projektleder er at motivere projektgruppen. Dette handler naturligvis i høj grad om ledelse, og det er bestemt en fordel at kende til forskellige ledelsesværktøjer. Jeg har ikke en baggrund som leder eller en teoretisk baggrund for at kunne udføre ledelse. Jeg har lært det hen af vejen - still learning - og ved, at jeg bestemt har plads til forbedringer.

Et let sted at starte i forhold til at motivere projektdeltagerne er ved at fastsætte roller og rammer m.v. for projektet. Det er et helt logisk sted at starte, da det næsten giver sig selv, at man som projektdeltager har brug for at kende sin rolle i projektet. For mig at se handler dette i høj grad om sund fornuft.

Hvis man har brug for et værktøj til dette, kan jeg anbefaler "5 gange R". De står for:

Retning: hvad er målet?
Roller: Hvordan fordeles opgaver og ansvar i gruppen?
Regler: Hvilke regler er stillet op for projektet?
Relationer: Hvordan skal samarbejdet i gruppen være - værdier/normer?
Rammer: hvilke rammer arbejder vi inden for - økonomiske, fysiske, sociale?

Min erfaring er, at der i det offentlige ofte er en forventning om, at projektlederen udarbejder et 'kommissorium' for projektgruppen. Denne beskriver netop formål, sammensætning, roller, regler osv. for samarbejdet. I det private er min erfaring, at der ikke er de store krav om dokumentation. Men behovet for at definere de "5 gange R" i projektet er ikke mindre end i det offentlige. Jeg begynder derfor altid første møde i en projektgruppe med at definere de "5 gange R", og tage diskussionen med projektdeltagerne.

Dette kan være med til at danne forudsætningen for motivation af projektdeltagerne, men er dog blot en ganske lille brik...

Jack Sparrow - den perfekte projektleder

Der er skrevet mange tykke bøger om emnerne projektledelse og projektstyring - og forskellen mellem dem. Har vi brug for disse mange teorier?

Jeg fik en sjov tanke efter at jeg i går så 'Pirates of the Caribian 2': Jack Sparrow! Han er da en genial projektleder! Det lykkes jo for ham, selvom han ikke nødvendigvis har en plan. De andre figurer i filmen diskuterer, hvorvidt Jack Sparrow har en plan med det hele, eller han bare er bindegal. Det er jo en perfekt allegori for en projektleder - geni eller tåbe!

Det, der gør Jack Sparrow til en god projektleder, er, at han handler ud fra de ting, der sker i nuet. Han er til en hver tid klar til at droppe sin plan, hvis omstændighederne viser, at en anden udvej er bedre. Også selvom verden - bogstaveligt talt - vender på hovedet, og den plan han havde udtænkt er lige til skraldespanden. Han må derfor være et forbillede for os projektledere, der ved, at verden er foranderlig, og det derfor er håbløst at tro, at man kan styre den.

Det er samtidig en torn i øjet for de, der tjener penge på at udtænke projektledelsesmetoder og styringsværktøjer. Kan man så lige så godt lade være at prøve at styre noget som helst i et projekt? Svaret er - naturligvis - et nej. Det giver god mening at arbejde med forskellige redskaber og metodikker, men det er helt sikkert, at man hele tiden må være forberedt på at kyle det hele over bord - og frem for alt: handle ud fra de ting, der sker.

Lad os få noget mere Jack Sparrow ind i projektledelsen!