Som projektleder må du ideelt set tilpasse din ferie efter dine projekter, og ikke mindst projektdeltagernes og ledelsens ferie. Ferietid kan også betyde, at du bliver nødt til at ændre tidsplanen - hvis du da ikke på forhånd har kalkuleret med ferien i den indledende planlægning:-)
Husk selvfølgelig at sætte ikke-til-stede assistenten til i e-mailen, og indtal en ny besked på telefonsvareren, så folk der evt. ringer ikke forventer, at du ringer tilbage.
Og nyd så en god lang ferie..!!
fredag den 10. juli 2009
torsdag den 9. juli 2009
Projektstatus
I mit job skal jeg hver 14. dag lave en projektstatus for alle projekter, jeg leder. Umiddelbart kan det godt føles som en 'øv-opgave', fordi det lugter af, at ledelsen skal kontrollere om jeg laver noget...
Status'en giver svar på, hvad der er opnået de seneste 14 dage, og hvad der forventes opnået i projektet i den kommende periode. Derudover kan status'en bruges til at hejse et flag over for ledelsen, hvis fx tid, økonomi eller motivation hos projektdeltagere ikke er i 'grøn' status. Jeg har vænnet mig til at bruge status'en som min egen tjekliste på, hvad jeg skal huske at gøre de næste 14 dage. Brugt på den måde bliver status'en et nyttigt værktøj i min egen planlægning, og ikke en 'øv-opgave' for at please ledelsen:-)
Status'en giver svar på, hvad der er opnået de seneste 14 dage, og hvad der forventes opnået i projektet i den kommende periode. Derudover kan status'en bruges til at hejse et flag over for ledelsen, hvis fx tid, økonomi eller motivation hos projektdeltagere ikke er i 'grøn' status. Jeg har vænnet mig til at bruge status'en som min egen tjekliste på, hvad jeg skal huske at gøre de næste 14 dage. Brugt på den måde bliver status'en et nyttigt værktøj i min egen planlægning, og ikke en 'øv-opgave' for at please ledelsen:-)
tirsdag den 7. juli 2009
Tavlemøder
Jeg har gennem de seneste måneder været projektleder på indførelse af tavlemøder i virksomheden, som er omdrejningspunkt for indførelse af Målbaseret ledelse. Tavlemøder er et dagligt 15-minutters møde i hver enkelt gruppe af en virksomhed foran en whiteboard-tavle. På mødet gennemgås de mål, som er sat op for gruppen, og som indgår i et målhierarki med sammenhæng til hele virksomhedens mål. På tavlen hænger målene synlige for alle, og hver dag er der tal for gårsdagens performance, som enten er 'grøn' eller 'rød' - alt efter, om gruppen ligger under mål ('rød') eller på/over mål ('grøn'). Hvis gruppen har røde tal, skal der tages aktion ved at man aftaler konkrete handlinger for, hvad der skal gøres for at komme 'på mål'. Som udgangspunkt er det lederen, der faciliterer tavlemøderne, men det er vigtigt, at medarbejderne selv finder aktioner at handle på.
I projektet havde jeg identificeret medarbejdernes modvilje mod dette som en høj-risikofaktor, da det kan opfattes negativt at blive målt og vejet hver eneste dag og stillet til ansvar, hvis du ikke er 'på mål'. For at imødekomme denne risiko har alle medarbejdere deltaget i informationsmøder, hvor de er blevet introduceret for konceptet. Der er delt slik-skolekridt ud til de første grupper, som startede som pilot på projektet, og alle ledere har deltaget i en workshop hvor de har øvet sig i at afholde tavlemøder. Så alt i alt er der spredt en god stemning omkring konceptet, og det er blevet modtaget over al forventning. En evaluering af tavlemøderne blandt medarbejderne viser, at de generelt er meget positivt indstillet. Så en god succes, der forhåbentligt fortsætter.
I projektet havde jeg identificeret medarbejdernes modvilje mod dette som en høj-risikofaktor, da det kan opfattes negativt at blive målt og vejet hver eneste dag og stillet til ansvar, hvis du ikke er 'på mål'. For at imødekomme denne risiko har alle medarbejdere deltaget i informationsmøder, hvor de er blevet introduceret for konceptet. Der er delt slik-skolekridt ud til de første grupper, som startede som pilot på projektet, og alle ledere har deltaget i en workshop hvor de har øvet sig i at afholde tavlemøder. Så alt i alt er der spredt en god stemning omkring konceptet, og det er blevet modtaget over al forventning. En evaluering af tavlemøderne blandt medarbejderne viser, at de generelt er meget positivt indstillet. Så en god succes, der forhåbentligt fortsætter.
mandag den 6. juli 2009
Tidsestimat
Som projektleder er det vigtigt, at du laver et estimat over, hvor mange timer du regner med at bruge på projektet. Det kan være svært at gøre i starten af projektet, men det bør gøres dér! Dels giver det dig selv overblik, og dels en evt. chef. Gennem projektet skal du sørge for at tilrette estimatet, så det stemmer så vidt muligt. Når projektet er slut kan du opgøre det faktiske antal timer brugt, og sammenholde med estimatet. Denne øvelse vil gradvist gøre dig bedre til at lave tidsestimater.
Udover din egen tid anbefales at du estimerer den tid, som dine projektdeltagere skal anvende. det er en rigtig god ide at aftale forventet tidsforbrug i opstartsfasen, således at der er forventningsafstemning af leverancen fra hver projektdeltager. husk også at inddrage projektdeltagernes chefer i dette, da det jo er dem, som afgiver ressourcen til det pågældende projekt. Sørg for at få en skriftlig aftale om, hvor stort omfanget af projektdeltagernes indsats er. og ret til - dvs. gå til cheferne, hvis du kan se, at tidsestimatet ikke holder. Det er vigtigt for et projekts succes, at det er synliggjort, hvor meget arbejde, der ligger i det.
Jeg synes, at det er en svær øvelse at lave et tidsestimat - især i starten af projektet, hvor der er mange ubekendte. Men det er bare så vigtigt at få forventningsafstemt på forhånd, både hvor mange timer, du selv lægger i projektet som projektleder, og hvor meget tid projektdeltagerne skal regne med at afsætte. Jeg bruger den metode, at jeg visualiserer en lagkage-figur, og så beslutter hvor stor en del af lagkagen, som det pågældende projekt skal fylde. Lagkagestykket kan så omregnes (sjusses...) til en procentdel, som så igen omregnes til antal timer. Det virker ok for mig. Jeg hører meget gerne fra dig, hvis du har erfaringer med at tidsestimere projekter - og hvilken "metode" du bruger.
Udover din egen tid anbefales at du estimerer den tid, som dine projektdeltagere skal anvende. det er en rigtig god ide at aftale forventet tidsforbrug i opstartsfasen, således at der er forventningsafstemning af leverancen fra hver projektdeltager. husk også at inddrage projektdeltagernes chefer i dette, da det jo er dem, som afgiver ressourcen til det pågældende projekt. Sørg for at få en skriftlig aftale om, hvor stort omfanget af projektdeltagernes indsats er. og ret til - dvs. gå til cheferne, hvis du kan se, at tidsestimatet ikke holder. Det er vigtigt for et projekts succes, at det er synliggjort, hvor meget arbejde, der ligger i det.
Jeg synes, at det er en svær øvelse at lave et tidsestimat - især i starten af projektet, hvor der er mange ubekendte. Men det er bare så vigtigt at få forventningsafstemt på forhånd, både hvor mange timer, du selv lægger i projektet som projektleder, og hvor meget tid projektdeltagerne skal regne med at afsætte. Jeg bruger den metode, at jeg visualiserer en lagkage-figur, og så beslutter hvor stor en del af lagkagen, som det pågældende projekt skal fylde. Lagkagestykket kan så omregnes (sjusses...) til en procentdel, som så igen omregnes til antal timer. Det virker ok for mig. Jeg hører meget gerne fra dig, hvis du har erfaringer med at tidsestimere projekter - og hvilken "metode" du bruger.
Hvorfor denne blog?
Grunden til denne blog er flere. Dels er jeg glad for at skrive, dels savner jeg en blog, som handler om det jeg selv brænder for - nemlig projektledelse, vidensarbejde, organisationsudvikling, forandringsledelse med mere... Jeg er spændt på, hvor denne blog fører mig hen, og jeg håber, at der med tiden kan komme debat og kommentarer fra jer læsere.
Abonner på:
Kommentarer (Atom)