Opfølgning

At sikre at der sker opfølgning på projekter efter de er afsluttede, er en af de ting, som jeg synes er sværest. Jeg skal som projektleder sørge for at projektet er så godt forankret, at opfølgningen sker "af sig selv". Det vil sige, at jeg inden afslutning på projektet skal lave aftaler for, hvem der følger op på de forandringer, som projektet har initieret.

Jeg laver en udeståendeliste ved afslutning af projektet. Denne viser, hvad der evt. udestår - herunder også ting, der skal følges op på - hvem der er ansvarlige for den enkelte udestående samt en deadline. Jeg laver selvfølgelig aftaler med de, der står som ansvarlige, så vi er enige om ansvarsplaceringen, og det hele kommunikeres til styregruppen, som selvfølgelig godkender.

Men hvad så efter projektafslutning? Er det mit ansvar at følge op på, om aftalerne bliver overholdt?? Her er jeg lidt usikker på min rolle i opfølgningen. Ideelt set bør der ikke længere være en opgave for projektlederen efter afslutning af projektet, og man må gå ud fra at alle aftaler overholdes. I den virkelige verden derimod...

Gode råd, kommentarer eller andet modtages som altid meget gerne:-)

Interessentanalyse

En interessentanalyse er egentlig meget simpel, men kan have stor virkning. En interessentanalyse betyder, at man laver en liste over de folk, som har en interesse i projektet. Det kan så raffineres og systematiseres på forskellige måder, alt efter hvad man vil bruge listen til.

Jeg har erfaring med, at tiden man bruger på en interessentanalyse altid er godt givet ud. Det tager nemlig som regel ikke ret lang tid. Det at man tager sig tid til at lave en interessentanalyse gør, at man bliver mere bevidst om, hvem der skal involveres i det pågældende projekt.

Jeg laver interessentanalysen i projektets opstartsfase. Formålet kan være at afdække fx:
- hvem skal være med i projektgruppen?
- hvem skal inddrages på anden vis?
- hvem er overset i forhold til projektmandatet?
- hvem skal involveres i projektopstarten?
- hvem skal have information om projektet?

Sidste pind skal selvfølgelig nuanceres i en kommunikationsplan, og jeg bruger altid en interessentanalyse forud for kommunikationsplanen.

Der findes mange skabeloner til en interessentanalyse. Jeg plejer at bruge et Excel-ark med kolonner, som krydses af:
Interessentgruppe, Interessentnavn, Anvende resultat, Acceptere resultat, Betale for arbejde og resultat, Acceptere udførelse og metode, Berøres, Levere indsats, Overset kravstiller til mandat.

Andre interessentanalyser går mere på folks forventede følelsesmæssige reaktioner. Det er nok en smags sag, hvad man vælger at bruge som skabelon. En google-søgning på 'interessentanalyse' giver i hvert fald masser af muligheder for at finde en model, man kan lide.

Jeg synes ikke, at interessentanalysen egner til 'offentliggørelse' - specielt ikke, hvis man vælger den følelsesbetonede:-). Den er mest af alt et værktøj til projektlederen - evt projektejeren/styregruppen.